Ulga badawczo-rozwojowa to sprawdzony sposób na bezpieczne oszczędzanie pieniędzy na podatkach. Poszukując drogi do zmniejszenia swoich przelewów do urzędu skarbowego przedsiębiorcy powinni po pierwsze korzystać z ulg podatkowych.
Widząc ulgę na działalność badawczo-rozwojową podatnicy mogą zastanowić się czy to ulga dla nich czy też dla firm poszukujących życia na Marsie. Treść przepisów i definicje ustawowe mogą tylko pogłębiać zwątpienie w dostępność ulgi B+R dla zwykłych śmiertelników.
Prawda jest jednak taka, że ulga badawczo-rozwojowa była wdrożona w piekarni, firmie budowlanej, produkcji obuwia, biurze tłumacza lub firmie spawalniczej. Każda z tych firm spełniła warunek prowadzenia działalności badawczo-rozwojowej, tak samo jak startup, który pracuje nad recepturą zeroemisyjnego paliwa. I każdy z tych przedsiębiorców odliczył podwójne, a w niektórych przypadkach nawet potrójne koszty od podstawy opodatkowania.
Po przeczytaniu artykułu możecie pomyśleć „zaraz, przecież ja jestem badawczo-rozwojowy od wielu lat i ulga badawczo-rozwojowa powinna mi przysługiwać„. W takiej sytuacji, możecie odzyskać zapłacony podatek. Jest tak, ponieważ ulgę można rozliczać nawet do 5 lat wstecz w ramach korekty deklaracji podatkowych.
Na czym polega ulga badawczo-rozwojowa?
Podatnicy, u których występuje działalność badawczo-rozwojowa mogą odliczyć od podstawy opodatkowania dodatkowe koszty kwalifikowane poniesione na tę działalność. Tym samym dochodzi do kolejnego odliczenia tych samych kosztów.
Działalność badawczo-rozwojowa to działalność twórcza obejmująca badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowana w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.
W praktyce gospodarczej projekty badawczo-rozwojowe to zwykle prace rozwojowe. W definicji chodzi o praktyczne wykorzystanie swojej wiedzy lub doświadczeń do prac nad poszerzaniem lub udoskonalaniem swojej oferty. Ulepszanie swojego portfolio nie może odnosić się do rutynowych i okresowych zmian (np. naprawy błędów). Najlepiej, gdy ulepszenia zapewniają nowe funkcjonalności produktu lub usługi.
Prace rozwojowe mogą dotyczyć procesów wewnątrz firmy. Opracowanie lepszego systemu składania albo kompletacji zamówień, ograniczenie kosztów lub czasochłonności pracy czy automatyzacja pewnych działań również mogą kwalifikować się jako prace rozwojowe.
Szerzej na ten temat piszę w artykule: Ulga badawczo-rozwojowa – warunki.
Koszty kwalifikowane ulgi badawczo-rozwojowej
Ustawa ściśle określa katalog kosztów kwalifikowanych. Są to między innymi związane z działalnością badawczo-rozwojową
- koszty pracownicze (pracownicy, zleceniobiorcy i wykonawcy dzieł) wraz ze składkami ZUS i wszystkimi innymi składnikami pensji – premiami, wynagrodzeniem chorobowym itp.
- nabycie materiałów i surowców,
- odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz WNiP wykorzystywanych w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, z wyłączeniem samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością.
- koszty uzyskania i utrzymania patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy, prawa z rejestracji wzoru przemysłowego, poniesione na czynności wymienione w ustawach PIT i CIT,
W rządowych planach na 2025 r. przewidziano rozszerzenie katalogu kosztów kwalifikowanych o usługi doradcze i ekspertyzy nabywane od innych podatników
Wysokość odliczeń
Podstawową stawką dodatkowego odliczenia kosztów kwalifikowanych jest 100%. Innymi słowy koszt kwalifikowany odlicza się w całości po raz drugi od dochodu. Prawdziwą premią są koszty pracownicze. Te wydatki można odliczyć w wysokości 200% – mamy zatem do czynienia z trzykrotnym odliczeniem.
Warto dodać, że podatnicy, którzy mają status centrum badawczo-rozwojowego mają szersze możliwości odliczeń. Tacy przedsiębiorcy odliczą 200% niemal wszystkich kosztów. Jeżeli CBR jest mikro, małym lub średnim przedsiębiorcą wszystkie koszty można odliczyć w wysokości 200%, w tym odpisy amortyzacyjne od budynków i budowli.
Szerzej o kosztach kwalifikowanych i ich odliczeniu piszę tutaj: Ulga badawczo-rozwojowa – koszty kwalifikowane.
Dokumentowanie i rozliczenie ulgi
Podatnicy prowadzący działalność badawczo-rozwojową, którzy zamierzają skorzystać z odliczenia, są obowiązani w ewidencji rachunkowej, wyodrębnić koszty działalności badawczo-rozwojowej. Ustawy milczą w temacie tego jak takie wyodrębnienie powinno wyglądać. Podatnicy mają dowolność i mogą prowadzić ewidencję np. w excelu.
Ulga badawczo-rozwojowa rozliczana jest rocznie, wystarczy zatem aby podatnik wskazał koszty poniesione w ramach całego roku.
Najlepiej, gdy ewidencja stanowi kompleksową informację o projektach B+R. Warto wskazać zaangażowane zasoby techniczne i ludzkie, cel i przebieg projektu.
Ulgę rozlicza się w zeznaniu rocznym na podstawie sporządzonej ewidencji kosztów oraz specjalnego formularza PIT/BR lub CIT/BR. Wskazujemy tam koszty kwalifikowane z podziałem na konkretne kategorie.
Kwota odliczenia w danym roku nie może przekroczyć kwoty dochodu, ale nierozliczona kwota ulgi nie przepada – można ją rozliczać przez kolejne 6 lat. Dodatkowo, podatnicy rozpoczynający działalność mogą otrzymać zwrot gotówkowy nieodliczonej kwoty ulgi. Takie samo prawo przysługuje w drugim roku działalności, jeżeli podatnik jest mikro, małym lub średnim przedsiębiorcą.
W przypadku rozliczania ulgi z poprzednich lat, podatnik otrzyma po prostu zwrot nadpłaconego podatku.
Nieodliczoną kwotę ulgi B+R rozlicza się w ramach ulgi na innowacyjnych pracowników, zmniejszając zaliczki podwładnych poświęcających na prace B+R co najmniej 50% czasu pracy.
Więcej o dokumentowaniu i rozliczaniu ulgi pisałem tutaj: Ulga badawczo-rozwojowa – dokumentowanie i rozliczanie.
Czy ulga badawczo-rozwojowa to pewna kontrola z urzędu?
Weryfikowanie możliwości korzystania ze wszystkich ulg podatkowych odbywa się zazwyczaj w ramach czynności sprawdzających. Skarbówka chce spojrzeć w dokumenty, które uprawniają podatnika do ulgi. Jeżeli wdrożenie ulgi przebiega w odpowiedni sposób nie ma podstaw, aby organy zakwestionowały nasze rozliczenia.
Najlepszą formą zabezpieczenia się przed agresją organu jest pozyskanie interpretacji indywidualnej. W ramach ulgi B+R chodzi o potwierdzenie prowadzenia działalności badawczo-rozwojowej oraz właściwe rozpoznanie kosztów. Interpretacja indywidualna chroni podatnika. Jeżeli zastosujemy się do jej treści to zmiana prawa lub interpretacji prawa nie będzie szkodzić podatnikowi.
Wreszcie, stosowanie ulg podatkowych to nie są działania wymierzone w unikanie opodatkowania. Szef KAS stwierdził, że pomimo, że ulga badawczo-rozwojowa przynosi korzyść podatkową i jest główny cel działania podatnika to nie działa on w sposób sztuczny, mając na celu oszustwo podatkowe.
Na temat urzędowej kontroli ulgi badawczo-rozwojowej pisałem tutaj: Ulga badawczo-rozwojowa – kontrola.
Ulga badawczo-rozwojowa podsumowanie
Jeżeli Twoja firma jest bardziej innowacyjna niż myślałeś, to możesz odzyskać podatek sprzed lat i sporo oszczędzić w przyszłości. Od piekarni po firmy budowlane, wiele przedsiębiorstw kwalifikuje się do znacznych oszczędności podatkowych.
Ulgi podatkowe gwarantują świetne rezultaty w oszczędzaniu pieniędzy na podatkach. Zwłaszcza w dolegliwych dla przedsiębiorców kosztach pracowniczych.
Dodatkowo rozpoznanie przejawów działalności badawczo-rozwojowej w swojej firmie może stanowić podstawę do poszukiwania dofinansowań na tego rodzaju działalność.
Na końcu nie można pominąć bezpiecznego charakteru stosowania ulg podatkowych. Skoro skarbówka uważa, że ulga badawczo-rozwojowa to optymalizacja podatkowa, dla rozsądnego, uczciwego przedsiębiorcy, to trudno o lepszą zachętę.
Jestem doradcą podatkowym w Szczecinie i chętnie sprawdzę czy Twoja firma kwalifikuje się do ulgi podatkowej na badania i rozwój. W prosty sposób przeprowadzę Cię przez cały proces wdrożenia ulgi. Skontaktuj się, a sprawdzimy czy możesz obniżyć swoje podatki.